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「予約システム」「問診システム」の正しい理解

[2019.06.22]

20日と21日は私自身の体調不良でクリニックを休診とさせていただき、ご迷惑をおかけいたしました。深くお詫びするとともに、今後は自分の健康管理に一層の注意を払ってまいります。

ところで「予約システム」と「問診システム」がスタートして3週間ほど経ちますが、もうご利用になっておりますか?

1.予約システム

予約システムの利点は「朝早くから順番取りで並ばなくてよい」「待合室で待たずに自分の順番が近くなったらクリニックに向かえばよい」です。

予約にはスマホかパソコンが必要ですので、操作に慣れていない方は「面倒くさい」と従来の窓口受付をされているようです。同居のご家族の方に予約を取ってもらえればよいのですが、そうでない方は今まで通り直接来院の上、受付をしていただいても全く問題ありません

患者様からの質問で「web予約の方が窓口受付より順番が先になっているのでは?」というのがありました。細かいことは省略いたしますが、当クリニックでは“毎日・曜日別のweb予約と窓口受付の人数の比率および来院時間帯”を調べており、曜日・時間帯によってweb予約と窓口受付の人数の配分を変えています。スタートしてから最初の1週間はばらつきがありましたが、現在ではほぼ予想通りとなっております。

またよく「私が先に窓口受付したのに、後から来た人の方が先に診察を受けているが、どういうこと?」と聞かれることも。これは“後から来た人”“web予約をしていて自分の順番が近くなったから来院した”ということです。基本的に窓口受付時(web予約時)に発行した順番通りに診察しております。例外は“診療内容や状態により先に診療すべきと判断した患者様(急患含む)”がいらっしゃる、または“予約した順番を過ぎてから来院した”場合です。今の時期は通常の診察に加えて“特定健診”“予防接種”を行っておりますが、これは全て時間予約制となっております。時間が来たら通常の診察の合間に入れて行っております。

あと「web予約したのはいいが、お知らせのメールが届かない」というご指摘があります。お知らせメールはメールアドレスを設定しないと届きません。設定してあるのに届かない場合は、受付までお知らせください。一緒にご確認の上、当方で対応できない場合は各キャリア会社にお願いすることになります。

2.問診システム

問診システムの利点は、「選んでチェックする形式なので、言葉で書く部分が少なくなる」「(web予約後)そのまま問診できるので、待合室で書くのと違い他人の目を気にしないでできる」です。

web予約された方は、予約完了時の画面に問診に進むボタンが現れますので、必ず押して問診にお進みください。窓口で受付された方は、受付後に待合室で問診をお願いいたします。

記入にかかる時間は、1回目が5分/2回目以降は3~4分程度になります。今までは私が紙の問診表を電子カルテに打ち込んでから患者様の診察に入りますが、大体1人あたり5分くらいかかっていました。患者様ご自身で問診を入れていたくことで、プライバシーが保たれかつお待たせする時間が短くなりますのでご協力をお願いいたします。もしうまく操作できない場合はサポートいたしますので受付にお申し出ください。

 

 

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